⚡ Workflow to summary group Whatsapp
⚡ 1,618 views · ⚡ Personal Productivity
Description
What’s up Guys. I’m Luís 🙋🏻♂️
Let me make one thing clear up front: this isn’t just another WhatsApp summary workflow.
It’s a fully structured automation built for people who actually need to stay informed without wasting time and with total control over what gets summarized.
What this workflow does:
- Receives messages via webhook from Evolution API
- Checks if the message is from a group or an individual
- Routes messages by type: text or audio (with automatic transcription using OpenAI)
- Stores everything in a Google Sheet organized by group, sender, timestamp and message sended
- Creates a Control Panel with a checkbox for each group. So, you decide which groups should receive summaries (this is the main differentiator about this workflow)
- Collects all messages from yesterday, groups them by chat, and sends them to GPT to generate a summary
- Sends the summary in a clean, formatted in Whatsapp every morning (fully automated).
🧩 How the flow is structured
This workflow is strategically divided into two independent parts to ensure clarity, organization, and easy scalability:
Part 1 – Message Capture and Storage
- Triggered via webhook, this part:
- Receives messages from Evolution API
- Checks if the message is from a group
- Distinguishes between text and audio (with automatic transcription)
- Stores the message in Google Sheets -Checks if the group exists in the control tab
- If it doesn’t, it creates a new row with a checkbox so you can enable/disable summaries for that group
Part 2 – Summary Generation and Delivery
- Scheduled to run daily at 08:00 AM or choose your preferred trigger time
- Pulls all messages from the previous day
- Groups them by chat and checks if that group is enabled for summaries
- Sends the messages to OpenAI to generate a digest
- Delivers the summary directly into the WhatsApp group using Evolution API
- This structure makes the flow easier to manage, customize, and scale — plug in other tools without
- breaking the logic.
Tools used:
✅ Evolution API (WhatsApp connection API non-official) ✅ Google Sheets (template provided) ✅ OpenAI (for transcription and summarization)
How to set it up:
- Set up the webhook on Evolution and connect it to n8n
- Use the included Google Sheets template. Click here to make your copy 👉🏻 [Template] Log - Group Summary
- Connect your Google Sheets credentials
- Add your OpenAI API key
- (Optional) Customize the prompt and choose your preferred trigger time
Why this workflow stands out:
📊 Real control panel: enable or disable summaries per group with a single click 🔍 Fully traceable and modular logic with clear branching and error handling ⚙️ Built for scale. Ideal for teams, communities, or educational groups 📬 Automatically delivers structured daily insights straight to your Whatsapp Groups
✅ Works on both n8n Cloud and Self-hosted 🔐 100% secure. No hacks. No shortcuts.
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📩 Custom requests: WhatsApp me at +5534992569346
Português <> PT-BR
Fala, galera! Eu sou o Luís 🙋🏻♂️
Eu já vou deixar uma coisa clara: esse não é só mais um fluxo de resumo do WhatsApp.
É uma automação completa, estruturada do início ao fim, feita pra quem realmente precisa se manter informado sem perder tempo e com controle total sobre o que vai ou não pro resumo.
O que esse fluxo faz:
- Recebe mensagens via webhook da Evolution API
- Verifica se a mensagem é de grupo ou contato individual
- Separa as mensagens por tipo: texto ou áudio (com transcrição automática via OpenAI)
- Armazena tudo no Google Sheets, organizado por grupo, autor, horário e conteúdo
- Cria um Painel de Controle com checkbox para cada grupo — você decide quais grupos vão ou não receber o resumo (esse é o grande diferencial do fluxo)
- Coleta todas as mensagens do dia anterior, agrupa por grupo e envia para a IA gerar o resumo
- Envia o resumo formatado direto no grupo do WhatsApp todas as manhãs (100% automático)
🧩 Como o fluxo está estruturado
Esse fluxo foi estrategicamente dividido em duas partes independentes, garantindo clareza, organização e escalabilidade:
Parte 1 – Captura e Armazenamento das Mensagens
- Ativado por webhook:
- Recebe mensagens da Evolution API
- Verifica se é de grupo
- Separa entre texto e áudio (com transcrição automática)
- Armazena a mensagem no Google Sheets
- Verifica se o grupo já existe na aba de controle
- Caso não exista, cria uma nova linha com checkbox para ativar ou não os resumos daquele grupo
Parte 2 – Geração e Envio do Resumo
- Agendado para rodar todo dia às 08:00 (ou no horário que você quiser)
- Coleta todas as mensagens do dia anterior
- Agrupa por grupo e valida se o grupo está habilitado no painel de controle
- Envia as mensagens para o OpenAI gerar o resumo
- Entrega o resumo diretamente no grupo via Evolution API
- Essa estrutura torna o fluxo muito mais fácil de manter, adaptar e escalar — pode integrar novas ferramentas sem bagunçar nada
Ferramentas utilizadas:
✅ Evolution API (conexão com o WhatsApp, API não oficial)
✅ Google Sheets (modelo incluso)
✅ OpenAI (para transcrição e geração do resumo)
Como configurar:
- Configure o webhook no Evolution e conecte ao n8n
- Use a planilha modelo que acompanha esse fluxo. Faça sua cópia clicando aqui 👉🏻 [Template] Log - Group Summary
- Conecte suas credenciais do Google Sheets
- Adicione sua chave da OpenAI
- (Opcional) Personalize o prompt da IA e defina o melhor horário de execução
Por que esse fluxo se destaca:
📊 Painel de controle real: ative ou desative os resumos por grupo com 1 clique
🔍 Lógica rastreável e modular, com ramificações claras e tratamento de exceções
⚙️ Pronto pra escalar. Ideal para times, comunidades ou grupos educacionais
📬 Entrega automática de resumos diários direto nos grupos do WhatsApp
✅ Compatível com n8n Cloud e Self-hosted
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🔗 Nodes Used
Google Sheets, HTTP Request, Webhook, Schedule Trigger, AI Agent, OpenAI Chat Model
📥 Import
Download workflow.json and import into n8n:
Workflow menu → Import from File