📋 Send a weekly smenso project status report via email with Gmail

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Description

Workflow Description — Weekly smenso Project Status Report via Email

English

Title

Weekly smenso Project Status Report via Email

Short Description (for n8n template subtitle)

Automatically send a formatted weekly project status report from smenso to your inbox every Monday morning — no manual effort required.

Full Description

This workflow runs every Monday at 8:00 AM, fetches all active projects from your smenso workspace, and sends a clean HTML status report via email. Perfect for management reporting, weekly standups, or keeping stakeholders informed without any manual work.

How it works:

1. The Schedule Trigger fires every Monday at 8:00 AM
2. The smenso node fetches all active projects from your workspace using the Get Many operation
3. A Code node builds a formatted HTML table with project names, start dates, and end dates
4. The report is sent via email (Gmail, Outlook, or SMTP)

Use cases:

• Automated weekly project overview for management or clients
• Monday morning briefing for project leads
• Keep stakeholders informed without logging into smenso
• Build a paper trail of weekly project status

Setup requirements:

• A smenso workspace with the Integration API add-on enabled
• A smenso API token (generated in the smenso Admin Center at admin.smenso.cloud)
• An email account configured in n8n (Gmail, Microsoft Outlook, or SMTP)

Customize:

• Change the schedule (e.g. daily, every Friday) by editing the cron expression
• Add additional project fields to the report (status, budget, responsible user)
• Replace Gmail with Microsoft Outlook or any SMTP node

Deutsch

Titel

Wöchentlicher smenso Projektstatusbericht per E-Mail

Kurzbeschreibung

Verschicke jeden Montag automatisch einen formatierten Projektstatusbericht aus smenso per E-Mail — ohne manuellen Aufwand.

Ausführliche Beschreibung

Dieser Workflow läuft jeden Montag um 8:00 Uhr, ruft alle aktiven Projekte aus deinem smenso Workspace ab und versendet einen übersichtlichen HTML-Statusbericht per E-Mail. Ideal für Management-Reporting, wöchentliche Standups oder um Stakeholder ohne manuellen Aufwand auf dem Laufenden zu halten.

So funktioniert es:

1. Der Schedule Trigger startet jeden Montag um 8:00 Uhr
2. Der smenso Node ruft alle aktiven Projekte über die Get Many Operation ab
3. Ein Code Node erstellt eine formatierte HTML-Tabelle mit Projektnamen, Start- und Enddaten
4. Der Bericht wird per E-Mail versendet (Gmail, Outlook oder SMTP)

Anwendungsfälle:

• Automatisierte wöchentliche Projektübersicht für Management oder Kunden
• Montagmorgen-Briefing für Projektleiter
• Stakeholder informieren ohne smenso zu öffnen
• Wöchentliche Projektstatushistorie aufbauen

Voraussetzungen:

• smenso Workspace mit aktiviertem Enterprise Add-on “smenso Integration API”
• smenso API-Token (generiert im smenso Admin Center unter admin.smenso.cloud)
• E-Mail-Konto in n8n konfiguriert (Gmail, Microsoft Outlook oder SMTP)

Anpassen:

• Zeitplan ändern (z.B. täglich, jeden Freitag) über den Cron-Ausdruck
• Weitere Projektfelder in den Bericht aufnehmen (Status, Budget, Verantwortlicher)
• Gmail durch Microsoft Outlook oder einen SMTP-Node ersetzen

🔗 Nodes Used

Gmail, Schedule Trigger

📥 Import

Download workflow.json and import into n8n: Workflow menu → Import from File

📖 Importing guide · 🔑 Credential setup